Пирамида эффективности

От разрозненных техник к цельной системе

Планируйте свою деятельность и соотносите со своими целями

Вы не должны ежедневно тратить много времени на то, чтобы решить, в чем заключаются ваши задачи на день. Стоит свести к минимуму занятие тем, что не приближает вас к цели. вы должны быть уверены: то, чем вы занимаетесь, вы делаете максимально эффективно.

Все начинается со стратегического планирования. Только если у вас есть представление о долгосрочной стратегии, вы можете создать обстановку, в которой будете максимально эффективно работать над самыми важными задачами. где вы хотите оказаться, кем хотите стать? Рациональное планирование заключается в том, что вы знаете, какие задачи и какая деятельность обеспечат максимальную эффективность и движение к цели. Одним из наиболее важных аспектов в воплощении в жизнь бизнес идеи умного офиса является наличие стратегического плана. Однако даже если мы разрабатываем такой план, зачастую со временем забываем вносить в него коррективы. в крупной компании стратегический план и долгосрочные цели компании не всегда бывают донесены до уровня сотрудников. Проанализируйте общие бизнес-цели, а затем установите индивидуальные цели для каждого так, чтобы они соотносились с целями компании. вы можете сделать это и если вы владелец компании, и если вы ее сотрудник.

Мне часто приходится работать с руководителями разного уровня крупных корпораций, которые не оценивают деятельность персонала с позиции целей компании. Разработка процедурыоценки, непосредственно соотносящейся с целями компании, является одним из наиболее значимых изменений, необходимых для того, чтобы создать более продуктивную рабочую среду. Постановка целей — очень важный момент. Однако не менее важным является определение тех задач и той деятельности, которые будут способствовать их достижению.

Планируйте задачи

Стратегический план не подскажет, каким должен быть ваш план работы на каждый конкретный день, поэтому разложите цели на задачи. Составьте список всего, что нужно сделать. Как при хранении электронных файлов возникает физический беспорядок или даже хаос, так и в мыслях может наступить полная путаница. Практически в каждой системе по повышению эффективности содержится рекомендация очистить сознание — изложить все свои мысли в письменной форме и освободиться от них. Затем следуйте принципу «трех “П”» тайм-менеджмента: планирование, приоритеты, приведение в исполнение. Это поможет составить список задач и внести их в календарь. Проанализируйте каждую задачу с точки зрения шкалы важности и срочности (см. главу 7, где идет речь об определении приоритетов) или с позиции любой другой системы, которая дает возможность соотнести деятельность с долгосрочными целями.

в нашей жизни постоянно возникают срочные задачи, требующие немедленных действий, и мы тратим на эти авралы слишком много времени. а в итоге остается ощущение, что мы не добились ничего значимого, хотя состояние усталости и внутренней опустошенности говорит о том, что мы были очень заняты. Мы ответили на 250 электронных писем, участвовали в деловых встречах, отвечали на телефонные звонки. но сделали ли хоть что-то, что приблизило бы нас к цели?

Однажды у меня была клиентка, которая работала в агентстве по организации мероприятий. в этом бизнесе очень важны дедлайны. День напролет ее босс (она всегда находилась в состоянии стресса) звонила ей, чтобы обсудить предстоящие мероприятия. Когда моя клиентка пыталась работать над мероприятием, начальница постоянно ее отвлекала. Это очень нервировало мою клиентку, и в конце концов она решила использовать один небольшой приемпо формированию ожиданий. Она поговорила со своим боссом и объяснила причину своего расстройства, а затем предложила: «если вам необходимо срочно со мной связаться, звоните. если нет, пишите на электронную почту. Я проверяю ее каждые два часа и буду отвечать соответственно». Это изменение в формате их коммуникации освободило ей массу времени.

Одно дело иметь план, совсем другое — его придерживаться. После того как вы соотнесли повседневную деятельность с долгосрочной целью, проанализируйте, как вы проводите свой рабочий день. Какие отвлекающие факторы или ненужные задачи вам мешают? Какие события препятствуют достижению цели? Подумайте, как изменить рабочую среду, сведя к минимуму отвлекающие факторы и непродуктивные задачи. Иногда бывает достаточно просто поговорить и сообщить о своих ожиданиях. в других случаях может потребоваться внесение изменений в вашу должностную инструкцию или делегирование.

Каждый день мы теряем два часа рабочего времени на самые разнообразные отвлекающие факторы. Многие из них субъективны: мы бродим в интернете, проверяем электронную почту, заходим на страницы социальных сетей и так далее. некоторые из этих факторов — внешние: неожиданные посетители, телефонные звонки. Постарайтесь от них оградиться. если вы работаете над чем-то, что приближает вас к цели, то должны быть сконцентрированы. Отключите телефон, электронную почту и убедитесь, что в это время можете полностью посвятить себя работе. Сделайте все необходимое, чтобы такое время у вас было.